POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

ALCANCE

Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de INGENIERIA CONSTRUCCIONES Y EQUIPOS CONEQUIPOS ING SAS, considerada como responsable del tratamiento y/o encargada del tratamiento de Datos Personales.

IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

INGENIERIA CONSTRUCCIONES Y EQUIPOS CONEQUIPOS ING SAS, sigla CONEQUIPOS ING SAS identificada con el NIT No. 860.037.232-2,  sociedad con domicilio en la calle 110 No. 9-25 oficina 1705 de la ciudad de Bogotá D.C., Colombia. Correo electrónico protecciondatos@conequipos.com, teléfono (+571) 2147701.

DEFINICIONES

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales
  • Aviso de Privacidad:Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Estos datos se clasifican en:
    • Dato personal sensible: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros)
    • Dato personal público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos personales existentes en el registro mercantil de las Cámaras, los contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas. Estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.
    • Dato personal privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona titular del dato. Ejemplos: libros de los comerciantes, documentos privados, información extraída a partir de la inspección del domicilio.
    • Dato personal semiprivado: Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como, entre otros, el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social.
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Transferencia:La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión:Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

 

DESTINATARIOS DE LA PRESENTE POLITICA

La presente se aplicará y por ende obligará a las siguientes personas:

  • Contratistas y personas naturales o jurídicas que presten sus servicios a CONEQUIPOS ING SAS bajo cualquier tipo de modalidad contractual, en virtud de la cual se realice cualquier tratamiento de datos de carácter personal.
  • Personas públicas y privadas en condición de usuarios de los datos personales.
  • Representantes Legales y/o administradores societarios.
  • Personal interno de CONEQUIPOS ING SAS, directivos o no, que custodien y traten bases de datos de carácter personal, los accionistas, revisores fiscales y aquellas otras personas con las cuales exista una relación legal de orden estatutario.
  • Las demás personas que establezca la ley.

 

 

TRATAMIENTO 

CONEQUIPOS ING SAS realiza Tratamiento de Datos Personales para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, compila, almacena, consulta, usa, trata y transfiere Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas,  clientes, proveedores, acreedores y deudores con la finalidad de:

  • En calidad de empleador, con el propósito de ejecutar y desarrollar el contrato de trabajo con sus empleados, así como dar aplicación a la legislación, jurisprudencia y reglamentos en materia laboral, seguridad, riesgos laborales, otorgar beneficios al empleado y sus beneficiarios y toda otra finalidad que sea necesaria para la debida realización de la relación empleado-empleador
  • Contacto para realizar la vinculación como empleado, contratista o proveedor.
  • Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de sus accionistas
  • Control y prevención del fraude, el lavado de activos y financiación del terrorismo
  • Para la verificación de saldos de sus acreedores y deudores
  • Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores
  • Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales
  • Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, clientes, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas.
  • Las demás actividades relacionadas con la ejecución del objeto de la empresa.

El titular de datos personales y/o sensibles autoriza a CONEQUIPOS ING SAS a el tratamiento y circulación de información a terceros vinculados con CONEQUIPOS ING SAS, tales como accionistas, socios, uniones temporales y consorcios en los cuales CONEQUIPOS ING SAS tenga participación y en todo caso observando la Política de Datos Personales de la compañía autorizada y  para el desarrollo de las finalidades aquí descritas.

Para los datos recolectados antes de la expedición de decreto reglamentario 1377 de 2013 CONEQUIPOS ING SAS procederá a publicar un aviso en su página web oficial dirigido a los titulares de datos personales para efectos de dar a conocer la presente política y enviara a aquellos que sea posible un correo electrónico en el mismo sentido.

 

AUTORIZACIÓN 

CONEQUIPOS ING SAS debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento. Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por CONEQUIPOS ING SAS, tales como:

Para proveedores, contratistas y clientes, titulares de datos sensibles:

  • La autorización para uso de datos sensibles puede ser obtenida mediante el formulario DEC-FO-004, Declaración Prevención LAFT
  • Autorización escrita de Uso de Datos Personales
  • Cualquier otro medio que permita concluir de manera inequívoca que el titular otorgó la autorización.

Para empleados

  • Otro si al contrato de trabajo
  • Cualquier otro medio que permita concluir de manera inequívoca que el titular otorgó la autorización

 

DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NATURALEZA SENSIBLE

El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012. En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, CONEQUIPOS ING SAS deberá Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento

 

DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES 

Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, CONEQUIPOS ING SAS sólo realizará eprl Tratamiento, esto es, la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión de Datos Personales correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, CONEQUIPOS ING SAS deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES 

Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de CONEQUIPOS ING SAS, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:

  • Conocer, actualizar y rectificar los Datos Personales sobre los cuales está realizando el Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan error o aquellos cuyo tratamiento no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a CONEQUIPOS ING SAS para el Tratamiento de sus Datos Personales, salvo datos públicos.
  • Ser informado por CONEQUIPOS ING SAS, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales y las demás normas que lo modifiquen, adicionen o complementen.
  • Revocar la autorización y/o solicitar a CONEQUIPOS ING SAS la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecido en presente documento. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y CONEQUIPOS ING SAS, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.
  • Conocer de forma gratuita a sus Datos Personales objeto de Tratamiento.
  • Conocer las modificaciones a los términos de esta política.

 

PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES 

CONEQUIPOS ING SAS designa como responsable de dar trámite a consultas y reclamos de los titulares al departamento ETICA Y CUMPLIMIENTO. Los titulares podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización.

Los medios habilitados para la recepción, atención de peticiones y consultas son:

  • Comunicación dirigida a CONEQUIPOS ING SAS, atención Departamento ETICA CUMPLIMIENTO, con Calle 110 No. 9-25, oficina 1705 en la ciudad de Bogotá, con el asunto ATENCION DATOS PERSONALES.
  • Solicitud presentada al correo electrónico protecciondatos@conequipos.com
  • Toda solicitud debe contener la información necesaria para dar claridad a la misma, por lo cual debe contener como mínimo: (i) Identificación del titular, (ii) dirección física y/o electrónica, (iii) teléfonos de contacto (iv) motivo de la comunicación, anexando copia del documento de identificación.

Atención y respuesta por parte de CONEQUIPOS ING SAS:

Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición o consulta, sin exceder los siguientes ocho (8) días hábiles al vencimiento del primer término.

Si la queja o reclamo se presenta incompleta, CONEQUIPOS ING SAS deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo.

CONEQUIPOS ING SAS dispondrá de un sistema de información para llevar el registro de todas las actuaciones efectuadas respecto de cada reclamo en el cual se anotará, entre otras, lo siguiente: (i) fecha de recibo del requerimiento; (ii) datos básicos del titular y/o de quien realice el reclamo; (iii) descripción de los motivos/hechos que dan lugar al reclamo; (iv) fecha de envío de la respuesta al titular del dato y cierre de caso.

SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES 

CONEQUIPOS ING SAS proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de CONEQUIPOS ING SAS se limita a disponer de los medios adecuados para este fin.

CONEQUIPOS ING SAS no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o Archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de CONEQUIPOS ING SAS y sus Encargados. CONEQUIPOS ING SAS exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como Encargados.

 

VIGENCIA

Esta Política a partir de su publicación. El periodo de vigencia de la base de datos será indefinido por el tiempo que sea razonable y necesario de acuerdo con la finalidad del Tratamiento expuesta en la presente política.

Cualquier cambio sustancial en las presentes Políticas será comunicado oportunamente a los Titulares de los Datos Personales, de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas.